يحتوي Gmail على تطبيق لتدوين الملاحظات يختبئ على مرأى من الجميع، والآن أستخدمه يوميًا

أفتح Gmail عشرات المرات في اليوم. كان هذا هو المكان الذي وصلت إليه الرسائل، وفي بعض الأحيان تم تمييزها بنجمة أو أرشفتها. لم أتوقع أبدًا أن يكون مفيدًا خارج نطاق البريد الإلكتروني.

ومع ذلك، يوجد في الشريط الجانبي تطبيق لتدوين الملاحظات كنت قد تجاهلته، على الرغم من أنني أستخدمه بريد جوجل كل يوم.

بعد أن بدأت في استخدام Google Keep مباشرةً داخل Gmail، غيّر طريقة تعاملي مع الملاحظات والأفكار والمهام أثناء يوم العمل.

بدلاً من تبديل السياق أو ترك الأفكار تفلت من أيدينا، أقوم الآن بالتقاطها جنبًا إلى جنب مع رسائلي.

إذا كنت تستخدم Gmail على سطح المكتب، فمن المحتمل أنك لاحظت الشريط الجانبي النحيف الموجود على اليمين. يحتوي على تقويم Google ومهام Google وGoogle Keep وجهات الاتصال.

لقد كنت دائمًا أرفضها باعتبارها فوضى، معتقدًا أنها شيء أضافته Google لتعزيز نظامها البيئي.

بدافع الفضول (والإحباط المعتدل من صندوق الوارد الخاص بي)، قمت بالنقر فوق احتفظ بالرمز يوم واحد. انفتحت لوحة مألوفة، وأظهرت ملاحظاتي تمامًا كما تظهر على صفحتي هاتف.

من خلال الاحتفاظ بأدوات مثل Google Keep على بعد نقرة واحدة فقط، قدم Gmail طريقة خفيفة لتسجيل الملاحظات دون تبديل علامات التبويب.

كيف أستخدم Google Keep إلى جانب Gmail

يعد استخدام Google Keep في Gmail بمثابة مساحة تخزين لأفكاري وأفكاري أثناء إدارة البريد الوارد الخاص بي.

إذا أثارت رسالة بريد إلكتروني فكرة، أو سؤال متابعة، أو شيئًا أريد التفكير فيه لاحقًا، فإنني أقوم بتدوينه في Keep بدلاً من ترك الرسالة غير مقروءة أو مميزة بنجمة.

وهذا يجعل صندوق الوارد الخاص بي يركز على التواصل.

أستخدم أيضًا Keep لاستخراج السياق من سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة.

سأقوم بنسخ التفاصيل الأساسية، مثل التواريخ أو القرارات أو عناصر العمل، في ملاحظة حتى لا أضطر إلى إعادة فحص المحادثة بأكملها لاحقًا.

وهو مفيد للمشاريع الجارية، حيث غالبًا ما يتم دفن المعلومات عبر ردود متعددة.

أحد القيود هو أنه لا يمكنك نقل بريد إلكتروني مباشرة إلى Google Keep. لا يوجد زر “إرسال إلى Keep”، والذي بدا في البداية وكأنه فرصة ضائعة.

الحل البديل بسيط: أفتح البريد الإلكتروني، وأنسخ عنوان URL الخاص به، وألصق هذا الرابط في ملاحظة Keep. وبهذه الطريقة، يمكنني العودة مباشرة إلى الرسالة الأصلية عندما أحتاج إلى سياق.

يعمل هذا الأسلوب بشكل جيد مع المواضيع المستمرة. سأقوم بتلخيص النقاط الرئيسية للبريد الإلكتروني بكلماتي الخاصة، ثم أسقط رابط Gmail بالأسفل، ثم أمضي قدمًا.

فهو يحافظ على نظافة ملاحظاتي بينما يمنحني طريقًا مباشرًا للعودة إلى المحادثة بأكملها.

لماذا يعمل هذا بشكل أفضل من نسخ رسائل البريد الإلكتروني في مكان آخر

قبل أن أبدأ في استخدام Keep داخل Gmail، كانت خطوتي الافتراضية هي نسخ محتوى البريد الإلكتروني إلى تطبيق آخر، سواء كان تطبيقًا لتدوين الملاحظات، أو مدير مهام، أو مستندًا.

ومع ذلك، فإن كل خطوة إضافية جعلت من غير المرجح أن أحصل على المعلومات في المقام الأول.

يعد استخدام Keep مباشرة في Gmail أمرًا مريحًا. لست مضطرًا إلى تحديد مكان وجود شيء ما أو مقاطعة التدفق الخاص بي عن طريق تبديل التطبيقات.

إذا طرأت فكرة أثناء قراءتي لرسالة بريد إلكتروني، فإنني ألتقطها على الفور.

هناك أيضًا قدر أقل من الازدواجية والتنظيف.

عندما أنسخ رسائل البريد الإلكتروني إلى أدوات أخرى، فإنني أميل إلى الإفراط في الحفظ عن طريق نسخ المواضيع بأكملها أو التفاصيل غير الضرورية. مع Keep، أصبحت أكثر انتقائية.

وهذا يجعل من السهل مسح الملاحظات وأكثر فائدة لاحقًا.

على مدار اليوم، يصبح Keep بمثابة لوحة مسودة خفيفة الوزن.

صياغة الرد، أو تحديد جدول أعمال الاجتماع، أو التقاط شيء أريد الرجوع إليه لاحقًا، كل ذلك يحدث هناك، دون مغادرة Gmail على الإطلاق.

ولأنه تتم مزامنته تلقائيًا، يتم تحديث هذه الملاحظات تلقائيًا على تطبيق الهاتف المحمول.

قيود استخدام Google Keep داخل Gmail

على الرغم من أن هذا الإعداد ملائم، إلا أنه ليس مثاليًا.

يتميز Google Keep in Gmail بخفة الوزن عمدًا، وتعني هذه البساطة أنه لن يناسب كل سير عمل أو كل نوع من أنواع الملاحظات.

القيد الأكثر أهمية هو الهيكل. لا يقدم Keep مجلدات أو ملاحظات متداخلة أو أدوات تنظيمية متقدمة.

عندما تبدأ ملاحظاتك في التراكم، قد يبدو الاعتماد على التصنيفات والبحث مقيدًا بعض الشيء مقارنة بتطبيقات تدوين الملاحظات الأخرى.

إنه أمر رائع للالتقاط السريع، ولكنه غير مصمم لإدارة المشاريع الكبيرة وطويلة الأجل.

هناك أيضًا نقص في التكامل الأعمق للبريد الإلكتروني.

نظرًا لأنه لا يمكنك إرفاق بريد إلكتروني أو نقله مباشرة إلى Keep، فإن الإشارة إلى الرسائل تتطلب خطوات يدوية، مثل نسخ الروابط أو تلخيص المحتوى بنفسك.

أخيرًا، قد يبدو الشريط الجانبي نفسه ضيقًا.

إن كتابة ملاحظات أطول أو التفكير في أفكار معقدة في لوحة ضيقة ليس أمرًا مريحًا دائمًا.

عندما تبدأ ملاحظة في النمو لتتجاوز بضعة أسطر، غالبًا ما أفتح Keep في علامة تبويب جديدة.

على الرغم من هذه القيود، فقد تمسكت بهذا النظام لأنني لا أطلب منه أن يفعل الكثير.

لا يحل Google Keep in Gmail محل تطبيق تدوين الملاحظات الكامل؛ إنه موجود لالتقاط الأفكار قبل أن تختفي.

ميزة Gmail التي حصلت على مكان دائم في سير العمل الخاص بي

أكثر ما أدهشني في استخدام جوجل كيب داخل Gmail هو مقدار الجهد القليل الذي يتطلبه الأمر. لا توجد عملية إعداد أو نظام للمحافظة عليه.

من خلال الاحتفاظ بتدوين الملاحظات بجانب صندوق الوارد الخاص بي، لم يعد علي أن أثق في ذاكرتي أو أترك رسائل البريد الإلكتروني تتراكم كتذكيرات.

تجدر الإشارة إلى أن هذا الإعداد لن يحل محل تطبيق مخصص لتدوين الملاحظات. بالنسبة لي، تكمن قيمته في مدى سلاسة ملاءمته لليوم.

ما كان يبدو في السابق وكأنه شريط جانبي عديم الفائدة قد تحول إلى أحد الأجزاء الأكثر سهولة في الاستخدام باستمرار بريد جوجلوالآن لا أستطيع أن أتخيل العمل بدونه.