لقد عثرت أخيرًا على ميزة Gmail التي توفر الوقت بالفعل

أنا واحد من هؤلاء المستخدمين الذين قاموا بإنشاء ملف حساب جوجل خلال الأيام الأولى من وجودها. لقد تراكمت الكثير من الأشياء على مر السنين، واضطررت إلى تنظيفها كثيرًا لجعلها أكثر قابلية للإدارة.

لم تكن هذه هي المرة الوحيدة التي كنت أرغب فيها في الحصول على ميزات Gmail التي يمكنها أداء المهمة بأقل جهد من جانبي. اعتدت أن أشعر بنفس الشعور عند كتابة نفس البريد الإلكتروني بشكل متكرر.

لقد استغرق الأمر الكثير من وقتي. لم أشعر أبدًا أنني كنت محرومًا من الخدمة وأستحق شيئًا أفضل. ربما هذا هو السبب في أن اكتشاف الحل يبدو مُرضيًا للغاية الآن.

لقد عثرت عليه بالصدفة في إعدادات Gmail، وأنا فخور به وأشعر بالحرج منه.

لقد كان هناك لسنوات، وهذا يفسر إحباطاتي. لكنني عثرت عليها أخيرًا، وهي إحدى ميزات Gmail التي توفر وقتي كل أسبوع.

كنت أستخدم Gmail بشكل خاطئ، حتى أصلحته Templates

البريد الإلكتروني مخصص للاستخدام المهني بشكل أساسي في الوقت الحاضر نظرًا لوجود العديد من الخيارات الأفضل للوصول إلى أقرب الأشخاص إليك. أنا لست مختلفًا، فأنا أستخدم بريدي الإلكتروني بشكل صارم للتواصل مع عملائي.

إن سير عمل البريد الإلكتروني الخاص بي ليس معقدًا عن بعد، لذلك بالكاد أحتاج إلى أي شيء قوي. أكتب رسائل بريد إلكتروني للمتابعة إلى عملائي عندما لا يكون هناك رد وأرسل فواتيري أربع مرات على الأقل في الشهر.

بالنسبة لشخص لا يحب كتابة رسائل البريد الإلكتروني، فهذا يتطلب الكثير من العمل ويأخذ وقتًا كنت سأقضيه في شيء أكثر إنتاجية.

لقد تحققت رغبتي. لم أعد أكتب رسائل البريد الإلكتروني هذه بشكل متكرر، وذلك بفضل وظيفة النماذج.

لا تتعلق النماذج باستخدام Gmail للذكاء الاصطناعي لإنشاء شيء ما لك بناءً على مطالبات معينة. وبدلاً من ذلك، فهو يسمح لك بكتابة بريدك الإلكتروني وحفظه كقالب.

يمكنك إنشاء قوالب متعددة لأغراض مختلفة. أستخدمه لإرسال الفواتير وإرسال رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة عندما لا أتلقى ردًا.

بدلاً من كتابة نفس البريد الإلكتروني بشكل متكرر، أقوم بإحضار البريد الإلكتروني الصحيح من القوالب المحفوظة، وإجراء بعض التعديلات إذا لزم الأمر، ثم إرساله إلى عملائي.

تأتي القوالب أيضًا مع خيارات تخصيص سهلة الاستخدام. الشيء الذي أستخدمه هو القدرة على الكتابة فوق القوالب. أستخدمه لتحسين صياغتي لكي أبدو أكثر احترافية ولتحديث معلومات عملي.

إذا كانت لديك رسالة لا تتغير بشكل متكرر، فيمكنك إنشائها مرة واحدة وإعادة استخدامها عدة مرات كما تريد.

كيف جعلت كتابة البريد الإلكتروني أسرع باستخدام القوالب

لا يتم تمكين القدرة على إنشاء القوالب افتراضيًا، لذا يجب عليك تغييرها من الإعدادات. على الرغم من أنه متاح ضمن علامة التبويب خيارات متقدمة في إعدادات Gmail، إلا أنك لا تحتاج إلى أن تكون مستخدمًا متقدمًا لتشغيله.

يمكنك تمكينه باتباع بعض الخطوات البسيطة، تمامًا كما فعلت. لقد قمت بتشغيل إمكانية قوالب Gmail باتباع الخطوات التالية:

1. افتح بريد جوجل.

2. انقر فوق رمز العتاد في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة لفتح إعدادات سريعة لوحة.

3. انقر رؤية كافة الإعدادات.

4. يختار متقدم.

5. بقعة قوالب الخيار وحدد يُمكَِن.

6. قم بالتمرير إلى الأسفل وانقر فوق حفظ التغييرات.

الخطوة التالية التي اتبعتها هي كتابة بريدي الإلكتروني بالنقر فوق يؤلف الخيار، تمامًا كما يفعل أي شخص لكتابة رسائل البريد الإلكتروني، ثم النقر فوق قائمة ثلاثية النقاط أدناه لإحضار قوالب خيار.

يؤدي تحريك الماوس فوق خيار القوالب إلى إظهار خيار حفظ مسودتك كقالب. كما يعرض أيضًا جميع القوالب المحفوظة.

لذلك، يمكنني النقر فوق خيار الإنشاء، وفتح قائمة النقاط الثلاث، واتباع نفس الخطوات المذكورة أعلاه لعرض جميع القوالب المحفوظة وتحديد النموذج الذي أحتاجه.

لا يبدو هذا أفضل فحسب، بل يوفر أيضًا الكثير من الوقت كل أسبوع.

يمكنك توفير المزيد من الوقت على Gmail

تتمتع Google بالشعبية الهائلة التي يتمتع بها Gmail، ولكن ذلك يأتي أيضًا مع ضغوط تقديم ميزات وتحسينات جديدة بشكل مستمر.

يتعامل عملاق التكنولوجيا Mountain View مع الأمر بشكل جيد. لكن بالنسبة للمستخدمين، من الصعب تتبع كل ميزة جديدة تضيفها جوجل إلى خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بها، إلا إذا أعلنت الشركة عن ذلك وسط ضجة كبيرة.

اكتشف العديد من زملائي في Android Police ميزات Gmail بعد بضعة أشهر من إطلاقها رسميًا، والآن أصبحوا كذلك لا أستطيع العيش بدون هؤلاء.

وبالمثل، اكتشفت هذه الميزة مؤخرًا، والآن لا أستطيع العيش بدونها. فهو يوفر لي الوقت والجهد. ومع ذلك، هذا لا يعني أن الجميع يحتاج إليها. بعد كل شيء، لا يحتاج الجميع إلى كتابة نفس البريد الإلكتروني مرارا وتكرارا.

إذا كنت أنت، فهناك الكثير من الطرق الأخرى لتوفير الوقت على Gmail. إنه يوفر عددًا كبيرًا من الميزات المضمنة المصممة لتوفير الوقت. إذا لم تكن القوالب هي الشيء المفضل لديك، فقد ترغب في استخدام ميزات أخرى لتوفير الوقت أثناء كتابة رسائل البريد الإلكتروني.

توجد وظيفة القوالب في أعلى قائمتي، ولكني أستخدم أيضًا Smart Compose، جدولة الإرسال، واختصارات لوحة المفاتيح. الثلاثة الأخيرة يمكن أن تساعد أي شخص تقريبًا.