6 ميزات مخفية لمحرر مستندات Google لم تكن تعرفها يمكن أن توفر عليك ساعات من العمل

غالبًا ما يتم رفض محرر مستندات Google باعتباره ابن عم خفيف الوزن لبرنامج Microsoft Word.

يستخدم معظم الأشخاص المستندات مثل الورق الرقمي. إنهم يكتبون، وربما يضبطون التنسيق، ويستمرون. هذا خطأ.

بعد عدد لا يحصى من التحديثات وإسقاط الميزات، محرر مستندات Google أفضل بكثير مما يدرك معظم الناس.

يتم إخفاء أفضل الميزات خلف أيقونات غامضة وقوائم مخفية، لذلك لا يجدها معظم الأشخاص أبدًا. لذلك ينتهي بك الأمر مع أشخاص يقودون سيارة فيراري مثل عربة الجولف.

تتم كتابة التواريخ باليد. يتم إرسال الملفات عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا بأسماء مثل “Final_Final_v3_REAL.docx”. لا شيء من هذا ضروري.

حان الوقت لإعادة التفكير في المستندات. ستوضح لك هذه الميزات الستة كيف.

إتقان التحكم في الإصدار في محرر مستندات Google

توقف عن فقدان تعديلاتك

يعد التراجع أحد أكثر الاختصارات المفيدة. لكنها بعيدة عن الكمال. إنه يتراجع فقط عن إجراء واحد في كل مرة، وعندما تغلق علامة التبويب، يختفي كل شيء.

لحسن الحظ، لا يقتصر محرر مستندات Google على Ctrl+Z لإصلاح الأخطاء. يحتوي على نظام أقل شهرة يعمل بشكل أشبه بـ Git، وهو نظام التحكم في الإصدار الذي يستخدمه المطورون.

يمكنك التفرع والتقاط واستكشاف تطور المستند الخاص بك. تحتاج فقط إلى معرفة كيفية استخدامه.

اذهب الى ملف > سجل الإصدارات > اسم الإصدار الحالي. تقوم هذه الميزة بإنشاء لقطة مسماة، وتجميد المستند تمامًا كما هو. أضف تسمية وتكون وصفية.

سوف تشكرك نفسك في المستقبل. اجعل من عادة إنشاء نقاط التفتيش هذه عند كل معلم رئيسي.

في المرة القادمة التي تفتح فيها سجل الإصدارات، قم بالتبديل إظهار الإصدارات المسماة فقط. تختفي جميع عمليات الحفظ التلقائي، وستتبقى لك قائمة نظيفة تضم أهم إنجازاتك. أنت تستطيع حذف تاريخ الإصدار القديم لم تعد بحاجة.

يحتوي ملف Google Docs واحد على كل نسخة من مشروعك، ويمكنك التنقل بينها المسودة 1, المسودة 2، و أخير وقتما تشاء.

استخدم الكتابة الصوتية في مستندات Google

اكتب 3x أسرع

متوسط ​​سرعة الكتابة حوالي 40 كلمة في الدقيقة. متوسط ​​التحدث 150 كلمة في الدقيقة. أصابعك هي عنق الزجاجة. فلماذا لا نزال نكتب؟

يحاول معظم الأشخاص تجربة الكتابة بالصوت، ويتجاهلون الأمر، ويعودون إلى الكتابة. يتحدثون لمدة 30 ثانية، ثم يرون كتلة من النص غير المنسق بدون علامات الترقيم.

يعتقدون أنها وسيلة للتحايل. لكنها ليست كذلك، عليك فقط أن تفعل ذلك تعلم بناء الجملة وإعطاء توجيهات واضحة.

على سبيل المثال، لا يعرف المحرك الصوتي متى تتوقف عن الجملة إلا إذا نطقت علامات الترقيم.

• يقول “فترة” لإدراج “.”

• يقول “فاصلة” لإدراج “,”

• يقول “خط جديد“للتحرك لأسفل سطرًا واحدًا.

• يقول “فقرة جديدة“لبدء كتلة نصية جديدة.

يمكنك حتى تحرير النص بصوتك.

• “اختر الكلمة الأخيرة” يسلط الضوء على الكلمة التي تحدثت عنها للتو.

• “احذف ذلك“يزيل التحديد.

• “تطبيق العنوان 1“تنسيق السطر الحالي.

بعد أن تتقن الإيقاع، يمكنك صياغة رسائل البريد الإلكتروني والتقارير بسرعات مذهلة.

تعتمد هذه الميزة بشكل كبير على جهازك. الميكروفون السيئ يساوي النسخ السيئ. إنه مدعوم على Chrome أو Edge أو Safari.

أتمتة الكتابة المتكررة في محرر مستندات Google

الاختصار الذي لا تستخدمه ولكن يجب أن تستخدمه

الكتابة أكثر تكرارًا بكثير مما ندرك. رسائل البريد الإلكتروني وأسماء الشركات والعبارات الشائعة.

تؤدي إعادة إدخالها يدويًا إلى إهدار الوقت، خاصة عندما يتضمن محرر مستندات Google موسع نص أساسيًا بشكل افتراضي.

يمكنك العثور عليه تحت الأدوات > التفضيلات > البدائل. تعرض هذه القائمة قائمة بالتصحيحات التلقائية الافتراضية.

ولكن يمكنك إضافة بنفسك. قم بإنشاء مشغلات قصيرة وفريدة من نوعها لن تكتبها بشكل طبيعي أبدًا. على سبيل المثال:

• مشغل: إمل → نتيجة: yourname@verylongcompanydomain.com
• مشغل: الإعلانات → نتيجة: وحدتك، الشارع، الرمز البريدي
• مشغل: تتغاضى → نتيجة: ¯_(ツ)_/¯ (لأن من يتذكر كيفية كتابة ذلك؟)
• مشغل: رابط الاجتماع → نتيجة: https://zoom.us/j/123456789

استخدم هذا للأسماء التي يصعب كتابتها. إذا كنت تعمل مع أرنولد شوارزنيجر، فاستبدله شور مع شوارزنيجر. لن تخطئ في كتابتها مرة أخرى أبدًا.

يقوم Smart Canvas بتحويل المستندات إلى مساحات عمل تفاعلية

اجعل مستندات Google تفاعلية

المستندات الثابتة هي شيء من الماضي. شكرا ل قماش ذكي، يعمل مُحرر مستندات Google الآن وكأنه مساحة عمل.

الاختصار الأكثر أهمية هو @ رمز. اكتبه وسترى قائمة ذكية تسحب الأشخاص والملفات والتواريخ والكتل التفاعلية.

تسمى الفقاعات الرمادية الصغيرة التي تراها عند وضع علامة على شيء ما بالرقائق الذكية. تعمل الرقائق الذكية كتطبيقات صغيرة داخل مستندك. إنها تعمل بشكل أفضل من النص العادي لأنها تظل على اتصال بالبيانات المباشرة.

هل تحتاج إلى ربط جدول بيانات؟ يكتب @ وأدخل اسم الملف. إذا كنت بحاجة إلى ذكر زميل، اكتب @ متبوعًا باسمهم. يقوم محرر المستندات بإدخال شريحة ذكية تعرض تفاصيل الاتصال والتفاعلات الأخيرة.

فيما يلي بعض الأمثلة الإضافية التي يمكنك تجربتها:

• يكتب @صورة لإدراج صورة.

• يكتب @طاولة لإدراج شبكة.

• يكتب @شخص للعثور على جهة اتصال.

• يكتب @ملف للبحث في Drive الخاص بك.

التالي هي لبنات البناء. الكتل البرمجية الإنشائية هي قوالب مصممة مسبقًا تسحب البيانات من أجزاء أخرى من Google Workspace.

عندما تقوم بإدراج أ ملاحظات الاجتماع الحظر، فإنه يطلب منك تحديد اجتماع من تقويم Google الخاص بك. ثم يقوم تلقائيًا باستيراد التاريخ والعنوان وجميع الحاضرين. حتى أنه يقوم بإعداد قسم لعناصر العمل والملاحظات.

مسودة البريد الإلكتروني يسمح لك بكتابة رسالة بريد إلكتروني كاملة داخل البيئة التعاونية لمحرّر مستندات Google. يمكنك وضع علامة على الأشخاص في الحقلين “إلى” و”نسخة” وصياغة سطر الموضوع. بعد أن يوافق الفريق على النص، فإن نقرة واحدة على أيقونة Gmail ترسله مباشرة إلى مسودات Gmail الخاصة بك.

متتبعو المشروع إنشاء جداول تحتوي على قوائم منسدلة وشرائح تاريخ مدمجة. وهي مصممة للتنسيق عالي المستوى دون تعقيد أداة إدارة المشروع الكاملة.

حافظ على تحديث تقاريرك باستخدام الكائنات المرتبطة

إيقاف نسخ ولصق البيانات

لديك مخطط في جداول بيانات Google. تحتاجه في تقريرك يمكنك التقاط لقطة شاشة ولصقها. الاسبوع القادم ستتغير البيانات الآن أصبح بلاغك خاطئًا، وعليك التقاط لقطة شاشة أخرى.

الحل هو الكائنات المرتبطة.

ابدأ في الخاص بك ورقة جوجل ونسخ الرسم البياني باستخدام السيطرة + C. ثم قم بالتبديل إلى مستند Google الخاص بك والصقه به السيطرة+V. عندما تظهر المطالبة، اختر رابط إلى جدول البيانات بدلاً من لصقه غير مرتبط.

يؤدي ذلك إلى إبقاء المخطط متصلاً بالبيانات الأصلية، بحيث يتم تحديثه تلقائيًا عند تغيير الورقة.

عند تغيير الأرقام في جدول بيانات جداول البيانات، انتقل إلى مستند المستندات. سترى زرًا على الرسم البياني يقول تحديث. انقر فوقه، وسيعيد المخطط رسم نفسه باستخدام البيانات الجديدة.

إذا كان لديك تقرير يحتوي على 50 مخططًا، فلن تحتاج إلى النقر فوق 50 زرًا. اذهب الى الأدوات> الكائنات المرتبطة. يعرض قائمة بجميع الأصول المرتبطة. انقر تحديث الكل.

ما كان يستغرق يومين يستغرق الآن خمس دقائق.

المكافأة: استخدم Markdown في مستندات Google لتنسيق أسرع

تنسيق مثل المحترفين

يتيح لك Markdown تنسيق النص باستخدام أحرف بسيطة. بهذه الطريقة، لن تضطر أبدًا إلى رفع يديك عن لوحة المفاتيح للعثور على الزر الغامق أو قائمة العناوين.

يدعم محرّر مستندات Google Markdown، ولكنه متوقف عن التشغيل حتى تقوم بذلك تغيير الإعدادات. اذهب الى الأدوات > التفضيلات والتحقق الكشف تلقائيا عن تخفيض السعر.

قد تبدو عملية Markdown غريبة بعض الشيء في البداية، وستحتاج إلى إتقانها بناء جملة بسيط. لكن عندما تفعل ذلك، ستكون طبيعة ثانية.

لا تكن أحد هواة مستندات Google

الفرق بين المبتدئ والماجستير في محرر مستندات Google هو بنية سير العمل. توجد هذه الميزات لتقليل ساعات الاحتكاك الإداري والحفاظ على تركيزك على الكلمات الموجودة على الصفحة.

أضف زوجين من الإضافات المختارة جيدًا، ويمكنك دفع المستندات إلى أبعد من ذلك. لديك بالفعل مفاتيح سيارة فيراري، لذا توقف عن قيادتها مثل عربة الجولف.