كيف تمكنت من التحكم في صندوق الوارد الخاص بي في Gmail وعززت الإنتاجية

نادرًا ما يكون صندوق البريد الإلكتروني الخاص بنا مجرد صندوق بريد إلكتروني بعد الآن. إنها في الواقع قائمة مهام جارية للاجتماعات التي يجب الرجوع إليها، والمهام التي يجب إكمالها، والأشياء التي يجب أن تكون على دراية بها. القائمة تطول.

بين رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى ردود ورسائل البريد الإلكتروني التي تذكرني بالردود، أصبح صندوق الوارد الخاص بك في Gmail الآن عبارة عن قائمة مهام رائعة.

لقد بذلت كل ما في وسعي لترويض هذا الوحش. سواء كانت مجلدات أو مرشحات أو تسميات. لقد قمت أيضًا بتجربة التطبيقات والأنظمة التي تدعي أنها تساعدك على تحقيق ما تريد البريد الوارد صفر.

إما أنها لا تعمل، أو أنها تتطلب منك الالتزام بنظام غير بديهي في أحسن الأحوال.

باختصار، كان صندوق الوارد الخاص بي يتسلل دائمًا إلى الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة في غضون أيام، وينتهي بي الأمر بفقدان أشياء كانت ذات أهمية كبيرة بالفعل.

لذلك، قررت إجراء بعض التغييرات. في المقام الأول، كان هذا التغيير هو التوقف عن التعامل مع صندوق الوارد الخاص بي في Gmail كمساحة تخزين والتعامل معه كأداة لصنع القرار، وجزء من حياتي اليومية. إنتاجية جناح.

والأمر بسيط بشكل مدهش أيضًا.

لقد بدأت للتو في استخدام Gmail المدمج أضف إلى المهام ميزة. لقد غير علاقتي بالبريد الإلكتروني وساعدني على فصل عملي عن الضوضاء والحصول على مزيد من التحكم في صندوق الوارد الخاص بي. وإليك كيف.

البريد الإلكتروني غامض، والمهام ليست كذلك

فرض اتخاذ القرار في اللحظة المناسبة

خلافًا للرأي السائد، فإن أكبر مشكلة في البريد الإلكتروني ليست في الحجم الهائل. وهذا أمر يمكن التحكم فيه، أو على الأقل يمكن تجاهله.

المشكلة تكمن في غموضها.

عندما تكون هناك رسالة بريد إلكتروني، فهي عبارة عن معلومات متساوية وتذكير دائم بضرورة إنجاز مهمة ما. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا، ولكن ليس من حيث الحجم.

علاوة على ذلك، في كل مرة تقوم فيها بالمسح عبر البريد الوارد المتزايد باستمرار، فإنك تضطر إلى إلقاء نظرة سريعة على كومة موجودة من رسائل البريد الإلكتروني التي قمت بمعالجتها عقليًا بالفعل.

إنه ليس شللًا تامًا في اتخاذ القرار، لكنه بالتأكيد يضيف عبئًا معرفيًا على رأس يوم حافل. يمكن أن يصبح الأمر مرهقًا حتى لو لم تبحث عنه بوعي.

باستخدام أضف إلى المهام تعمل الوظيفة على حل هذه المشكلة عن طريق إجبارك على اتخاذ قرار في اللحظة المناسبة. أي عندما تفتح البريد الإلكتروني.

عندما تصلني رسالة بريد إلكتروني، أقرأها على الفور وأتخذ إجراءً بشأنها. إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تتطلب إجراءً فوريًا، فالإجابة واضحة.

إذا كان يتطلب إجراءً في وقت أو تاريخ محدد، أقوم بإضافته إليه مهام جوجل مباشرة من Gmail. بنقرة واحدة، تاريخ تسليم إذا لزم الأمر، ويكون خارج صندوق الوارد الخاص بي.

ترتبط المهمة تلقائيًا بالبريد الإلكتروني الأصلي، لذلك لا أفقد السياق أبدًا.

وإذا كانت الإجابة لا، فقد انتهت مهمة البريد الإلكتروني. أقوم بأرشفة البريد الإلكتروني على الفور أو حذفه إذا كان بريدًا عشوائيًا.

قد يبدو ذلك طريقة أساسية للغاية للتعامل مع مهمة تبدو صعبة، لكن جربها. من الصعب المبالغة في تقدير مدى التأثير الذي تحدثه.

لم يعد صندوق الوارد الخاص بي مكانًا يسبب لي القلق. وبدلا من ذلك، قمت بتحويله إلى مضاعف للإنتاجية.

كما أن عملية اتخاذ القرار السريعة هذه جعلت صندوق البريد الإلكتروني الخاص بي أخف بكثير. ما كان يمثل المئات، إن لم يكن الآلاف، من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة، يتم الآن التعامل معه بشكل أساسي كل بضع ساعات.

والأفضل من ذلك، أنني واثق تمامًا من أنني لن أفوّت أي شيء مهم.

عندما تبدأ في استخدام النظام، فإنك أيضًا تبدأ في الثقة به بشكل أكبر ليكون رفيقًا في الإنتاجية، مما يساعد في الحفاظ على نظافة صندوق الوارد الخاص بك.

لماذا ترك رسائل البريد الإلكتروني غير مقروءة لم ينجح أبدًا بالنسبة لي

تعمل المهام على تحويل النية إلى شيء يمكنك اتخاذ إجراء بشأنه

قبل أن أبدأ في أغنية المهام الإضافية ورقصها بالكامل، استخدمت صندوق البريد الإلكتروني الخاص بي، دعنا نقول فقط، النهج الكلاسيكي.

أترك رسائل البريد الإلكتروني المهمة غير مقروءة أو أضع علامة عليها كغير مقروءة حتى أتمكن من العودة إليها. وهذا منطقي على الورق، لكنه نادرا ما يكون كذلك على أرض الواقع.

كما ترى، صندوق البريد الإلكتروني ليس ثابتًا. تعتقد أنك ستعود إلى رسالة بريد إلكتروني، ولكن بحلول ذلك الوقت، تكون 10 رسائل أو أكثر قد تراكمت فوقها.

بحلول الوقت الذي تتصفح فيه رسائل البريد الإلكتروني الجديدة، تكون قد قمت إما بفحصها عقليًا أو انتقلت إلى مهمة ما ونسيت تلك الرسالة الإلكترونية التي كانت مهمة بالفعل.

المهام يعمل على إصلاح هذه المشكلة عن طريق نقل ما عليك القيام به من البريد الإلكتروني إلى مكان مصمم خصيصًا له.

المهمة لها تاريخ استحقاق وشعور بالتقدم. يمكن وضع علامة كاملة عليها؛ البريد الإلكتروني لا يمكن.

من خلال تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام، فإنك لا تقوم فقط بإعادة تنظيم صندوق الوارد الخاص بك؛ يمكنك أيضًا تحويل نيتك إلى هيكل قابل للتنفيذ.

النهج أيضا يتساوى بشكل جيد. سواء كان ذلك حفنة من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا أو مائة، تظل العملية كما هي.

علاوة على ذلك، يتيح لك وجود تطبيق مخصص للمهام التركيز على اتخاذ الإجراءات بدلاً من الضياع في رسائل البريد الإلكتروني الواردة أو البحث عن المهام التي تحتاج إلى القيام بها.

يعد تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام أكثر فعالية، وهو مدمج مباشرة في Gmail.

مكاسب الإنتاجية دون النفقات العقلية

لقد جعلني استخدام هذه العملية أكثر منتجة. ليس فقط من خلال مكاسب الكفاءة، ولكن من خلال تقليل العبء العقلي للبحث في عشرات المهام عن أنشطة قابلة للتنفيذ.

يعد Inbox Zero منتجًا ثانويًا مرحبًا به، ولكنه ليس الهدف هنا. إذا لم أتمكن من تحقيق ذلك، فأنا أعلم أن السبب هو أن لدي مهام معلقة.

إذا شعرت يومًا أن البريد الوارد الخاص بك يتقدم أمامك، فحاول استخدام أضف إلى المهام وظيفة. قد يفتح لك هذا طريقة جديدة تمامًا للعمل من أجلك. لقد فعلت ذلك بالنسبة لي.