طوال فترة استخدامي لتقويم Google، كان بمثابة العمود الفقري لكيفية تخطيط يومي وأسبوعي. إنه التطبيق الذي أفتحه عندما أبدأ يومي وآخر تطبيق أستخدمه قبل الذهاب إلى السرير لتحديد موعد يومي التالي.

فهو يساعدني على منع كل شيء من ساعات عملي إلى مهماتي. أستخدمه لتتبع العادات وإدارة جميع المواعيد النهائية المختلفة.

لقد تغيرت الطريقة التي أستخدم بها التطبيق عدة مرات على مر السنين، ولكن التطبيق أيضًا تغير، وقد أدت معظم هذه التغييرات إلى تحسين روتيني بشكل حقيقي.

لا تتصدر هذه الترقيات الهادئة بالضرورة عناوين الأخبار، لكن من المؤكد أن المستخدمين النشطين يلاحظونها، وقد لعبوا جميعًا دورًا في مساعدتي في تسهيل إدارة جدول أعمالي.

سأذهب إلى حد القول إنهم أعادوا تشكيل طريقة استخدامي تقويم جوجل. من بين كل الأشياء التي قمت بتغييرها، كان لهذه الترقيات الأربع الأثر الأكبر.

استخدام المناطق الزمنية الثانوية للتخطيط بشكل أكثر ذكاءً عبر المناطق

يؤدي استخدام المناطق الزمنية المزدوجة إلى إزالة التخمين من الجدولة

أنا أعمل مع فرق في مناطق مختلفة، لذا فإن جدولة الاجتماعات وحتى المتابعة السريعة يمكن أن تعني الكثير من المحادثات اليدوية.

كنت عادةً أتحقق من الساعات العالمية، وأكتب الإزاحات في الملاحظات، وآمل أن أكون قد قمت بالحساب المناطق الزمنية بدقة. يحتوي تقويم Google على ميزة أقل شهرة والتي حلت هذه المشكلة بالنسبة لي.

يمكنك إضافة منطقة زمنية ثانوية تظهر بجانب المنطقة الزمنية الأساسية في شبكة التقويم. يتم تشغيله على جانب عرض اليوم، بحيث يمكنك دائمًا رؤية خطين زمنيين في نفس الوقت.

يؤدي هذا إلى تغيير كيفية تخطيط الأشياء عند العمل عبر المناطق الزمنية. بدلاً من التخمين أو التحويل في رأسك، يمكنك البدء في رؤيته هناك.

أنت تعرف بالضبط متى تتداخل ساعات عملك مع ساعات عمل شخص آخر. وهذا له تأثير ملموس على الأمور، حيث تتوقف عن تحديد اجتماعات أو مكالمات في ساعات غير معقولة للشخص الآخر.

إنه أمر بسيط بما فيه الكفاية، ولكنه يشكل عملية اتخاذ القرار اليومية بطرق متعددة لأنه يوفر لك مؤشرًا مرئيًا للوقت في مناطق مختلفة.

يكون هذا قويًا بشكل خاص عندما يتضمن جدولك الزمني الكثير من الاتصالات غير المتزامنة.

تحويل المهام إلى كتل زمنية بدلاً من معاملتها كمهام

كيف يؤدي تحديد الوقت للمهام إلى إيقاف الإفراط في الالتزام والمواعيد النهائية الضائعة

مهام Google ليست جديدة، ولكن الطريقة التي تتكامل بها مع تقويم Google قد غيرت كيفية إدارة عبء العمل الخاص بي.

يتعامل معظم الأشخاص مع المهام على أنها تذكيرات عائمة من المفترض أن يتم التعامل معها بطريقة غامضة، ولكن لم يتم تحديدها بعد خلال اليوم. المشكلة هي أن وجودها في مكان ما يعني أنه في كثير من الأحيان، لا يتم إنجاز العمل.

أحداث التقويم هي عكس ذلك. إنها تظهر لك بالضبط مدى ازدحام يومك بالفعل.

لقد بدأت في استخدام ميزة حظر وقت المهام، وهي متاحة بالفعل في تقويم Google. بدلاً من إنشاء مهمة وتركها في القائمة، أقوم بتعيين التركيز كتلة الوقت إليها.

يؤدي هذا إلى ظهور المهمة كمستطيل مملوء في طريقة عرض التقويم. له وقت بداية ووقت نهاية تمامًا مثل الاجتماع.

والنتيجة هي تخطيط أكثر دقة. عندما تكون المهام داخل الجدول الزمني، يمكنك على الفور رؤية المهام التي يجب الانتهاء منها وفي أي وقت.

يتيح لك هذا أيضًا تعديل توقعات عملك بشكل أفضل. على سبيل المثال، أترك خمسة عشر دقيقة إضافية لكل مهمة لمجرد حدوث تأخيرات. وهذا يساعدني أيضًا في حل مشكلة تحمل الكثير من المواعيد النهائية وتفويت الوقت.

أفضل جزء من التكامل هو أن المهام تظل مرنة. يمكنك سحبها كما تريد.

إذا استمر الاجتماع لفترة طويلة جدًا، فيمكنك تمرير المهمة لأسفل. وإذا انتهيت من شيء ما مبكرًا، يمكنك فقط سحبه إلى فتحة سابقة.

فهو يمنحك فكرة أكثر واقعية عن المهام التي تقوم بها، والوقت المتبقي في يوم عملك، وكيفية إنهاء كل شيء على النحو الأمثل قبل انتهاء يوم العمل.

استخدام جدولة المواعيد لتقليل التنسيق

أداة جدولة بسيطة تقلل من العبء المعرفي وتحافظ على تنظيم أسبوعك

واحدة من أكثر الميزات التي يتم التغاضي عنها في تقويم Google هي جدولة التعيين. إنه ليس مثل وجود نافذة مفتوحة لمنع التقويم الخاص بك.

بدلاً من ذلك، يمكنك إنشاء فترة زمنية للتوفر، ويقوم تقويم Google بإنشاء صفحة حجز يمكن للآخرين استخدامها لاختيار فترة زمنية.

بعد اختيار الوقت، يظهر الحدث على الفور في التقويم الخاص بك، ويتم إغلاق الفتحة. ليست هناك حاجة إلى ذهاب وإياب، وليس هناك أي حاجة للتخمين.

لقد بدأت في استخدام هذه الميزة لإعداد جميع مكالماتي الفردية، وقد غيرت مقدار الوقت الذي أقضيه في التنسيق.

سواء أكان الأمر يتعلق بمتابعة سريعة أو استشارة، أو مجرد جلسة تخطيط، فإن الرابط يقوم بالعمل نيابةً عني. علي أن أضع القواعد مرة واحدة فقط.

يمكنني تحديد المدة وتحديد الحدود الزمنية، وهذا كل ما يتطلبه الأمر. عند الانتهاء، لا أحتاج إلى القيام بأي شيء آخر. يقوم تقويم Google بالعبء الثقيل بالنسبة لي.

هذه الميزة مفيدة بشكل خاص لمن يحب العمل مع الأشخاص عبر المناطق الزمنية.

يراها الشخص الذي يحجز إحدى الفتحات بالتوقيت المحلي الخاص به، مما يؤدي إلى تجنب مشكلات التحويل. كما أنه يحافظ على توافق جدولي الشخصي لأنه يحترم إدخالات التقويم الموجودة لدي. إذا كان لدي شيء محجوز بالفعل، فلن تظهر أداة الجدولة هذه الفتحة ببساطة.

لقد كانت مساعدة كبيرة في تقليل الحمل المعرفي حيث يقوم المجدول بتتبع المكالمات المعلقة والخدمات اللوجستية الخاصة بها.

لا أفكر في الاجتماع إلا عندما يكون مدرجًا في تقويمي، وقد قطع هذا الانفصال العقلي شوطًا طويلًا نحو مساعدتي في استعادة السيطرة على وقتي.

استخدام التقويمات المرمزة بالألوان لتنظيم أفضل

نظام ألوان يكشف عن أنماط طريقة عملك فعليًا

يستخدم معظم الأشخاص الألوان في تقويم Google لفصل الفئات مثل العمل أو الشخصية أو العائلة. وهذه حالة الاستخدام العادل. هذه هي الطريقة التي استخدمتها في البداية. لكنني بدأت الآن في استخدام الألوان لتصنيف نوع العمل الذي أحتاج إلى القيام به بشكل أفضل.

على سبيل المثال، العمل العميق الذي يتطلب قدرًا كبيرًا من التركيز يحصل على لون معين، بينما تحصل المهام التعاونية على لون آخر. لذلك قم بالمهمات أو السفر. لقد ساعدني هذا في تتبع الأنماط المتعلقة بكيفية عملي وتحسين يومي بشكل أفضل.

أجد نفسي أكثر نشاطًا في النصف الأخير من اليوم، لذلك قمت الآن بجدولة المهام بشكل أكثر توافقًا مع فترات الصباح البطيئة في النصف الأول من اليوم.

علاوة على ذلك، فهو يمنحني إمكانية النظر. لذا، إذا كان اليوم يبدو مليئًا باللون الأحمر الغامق، والكتل الزمنية للتركيز الشديد، فسوف أتجنب جدولة المكالمات تمامًا.

ميزات تقويم Google الأقل شهرة والتي تعمل بالفعل على تحسين إدارة وقتك

تقويم جوجل هو تطبيق تقويم رائع، بلا شك. ولكن هناك ميزات مخفية على مرأى من الجميع يمكنها تحسين كيفية إدارة وقتك بشكل كبير عندما تعتاد عليها.

إن إضافة شيء أساسي مثل المنطقة الزمنية الثانوية يؤدي إلى وضوح الجدولة عبر المناطق. يمنحك تحويل المهام إلى فترات زمنية رؤية أكثر واقعية لحجم عملك الشخصي.

وبالمثل، فإن جدولة المواعيد تقلل من رسائل التنسيق حتى تتمكن من التركيز بشكل أكبر على العمل نفسه. وأخيرًا، يساعدك اتباع مخطط الترميز اللوني استنادًا إلى المهمة التي تقوم بها على اكتشاف الأنماط على مدار أسبوعك وتحسين طريقة عملك بشكل أكبر.

لا يتم الإعلان عن أي من هذه الميزات كثيرًا، ولكنها تغير عادات المستخدم الخاصة بك بسهولة. علاوة على ذلك، بعد البدء في استخدامها، من الصعب الرجوع إليها لأنها تساعدك على اتخاذ قرارات أفضل أثناء التخطيط ليومك.