أستخدم تقويم Google للتعامل مع كل تذكير في حياتي، مثل أعياد الميلاد والفواتير والتجديدات والمواعيد.

ومع ذلك، ظللت أتجاهل المهام الصغيرة التي لا تتناسب تمامًا مع حدث التقويم، مثل إرسال مستند عبر البريد الإلكتروني، أو متابعة استرداد الأموال، أو الاتصال بخدمة العملاء أثناء ساعات العمل، أو التحقق من السياسة قبل إغلاق نافذة الإرجاع.

في مرحلة ما، أدركت أن المشكلة لم تكن في أنني نسيت؛ كان ذلك أنني كنت أستخدم الأداة الخاطئة.

تقويم جوجل إنه أمر رائع بالنسبة للالتزامات، ولكنه فظيع بالنسبة للمهام الصغيرة التي تظهر وتتراكم وتختفي بنفس السرعة.

وذلك عندما قررت استخدام Google Keep للبقاء على اطلاع بالأشياء التي لا تنتمي تمامًا إلى التقويم.

استخدم تذكيرات Keep لتذكر المهام

عندما أدركت أن تقويم Google لم يكن مناسبًا للمهام الصغيرة، ونقلت بعض العناصر إلى Google Keep، فقد غير كل شيء فيما يتعلق بكيفية تذكري للأشياء الصغيرة.

تبدو تذكيرات Google Keep أكثر مرونة وأقل ترويعًا من حظر الوقت في التقويم.

أنا أحب مدى سرعة التدفق كله.

يمكنني تدوين ملاحظة من سطر واحد مثل “إرسال نموذج التأمين بالبريد الإلكتروني” والنقر فوق أيقونة التذكير دون المبالغة في ذلك. ليست هناك حاجة لاختيار تقويم أو مدة.

تعد التذكيرات المستندة إلى الوقت رائعة، ولكن التذكيرات المستندة إلى الموقع يتم الاستهانة بها بشكل خطير.

إذا كنت بحاجة إلى الحصول على شريط التغليف من المتجر، أقوم بإضافة المكان إلى التذكير.

في المرة التالية التي دخلت فيها المبنى، رن هاتفي ليخبرني بالشيء الذي كنت على وشك نسيانه.

لا يمكن للتقويم أن يطابق هذا النوع من التوقيت الحقيقي.

الترميز اللوني مع الغرض

لم يكن الأمر كذلك إلا بعد أن استمرت رسائل التذكير الخاصة بي في الانهيار في جدار ساحق من اللون الأصفر حتى أدركت أن ترميزها اللوني يمكن أن ينظم ملاحظاتي بشكل أفضل.

الآن، اللون الأحمر الساطع يعني “عاجل اليوم”، سواء كان ذلك عند إرجاع طرد، أو إرسال مستند عبر البريد الإلكتروني إلى شخص ما، أو تجديد الاشتراك. اللون الأصفر مخصص للأشياء التي أحتاج إلى تذكرها هذا الأسبوع، ولكنها ليست حالات طارئة.

اللون الأخضر مخصص فقط للمهام الإدارية للحياة، مثل معلومات الضمان أو أرقام التأمين. اللون الأزرق مخصص للملاحظات المرجعية، بما في ذلك القياسات وأرقام الطلبات والتعليمات.

واللون الأرجواني مخصص للتذكير طويل الأمد الذي لن أحتاج إليه يوميًا، ولكنني سأنسى ذلك تمامًا إذا لم ألتقطه في مكان ما.

السحر هو معرفة ما يمثله كل واحد دون تفكير. يمكنني فتح تطبيق Keep على عجل، ومسح ملاحظاتي ضوئيًا، وتحديد ما يحتاج إلى انتباهي على الفور.

استخدم التصنيفات في Keep لتتبع الملاحظات

ساعدني الترميز اللوني في فصل ملاحظاتي بصريًا، لكن التصنيفات جعلت Google Keep يبدو أكثر تنظيمًا في النهاية.

نظرًا لأن التطبيق لا يحتوي على نظام مجلدات، فقد اعتدت على التمرير إلى ما لا نهاية عبر قائمة طويلة من التذكيرات وقوائم التسوق ولقطات الشاشة العشوائية.

حولت التصنيفات كل ذلك إلى شيء يمكنني التنقل فيه.

لقد بدأت بإنشاء عدد قليل من الفئات مثل المهمات, عمل, شخصي، و مسؤل. بعد ذلك، قمت بتصفح ملاحظاتي الموجودة وأضفت التصنيفات حيثما كان ذلك منطقيًا.

الآن، أستطيع النقر المهمات وأرى فقط المهام الصغيرة التي أحتاج إلى القيام بها اليوم، وليست مختلطة بخطط العطلات أو قوائم البقالة. عندما أحتاج إلى تتبع جميع المستندات التي أرسلتها هذا الأسبوع، يكون كل شيء تحت مسؤل ملصق.

تعمل التصنيفات أيضًا بشكل رائع مع بحث Keep. تؤدي كتابة كلمة رئيسية الآن إلى سحب مجموعة الملاحظات الدقيقة التي أتوقعها.

إنها خدعة بسيطة، لكن تصنيف ملاحظاتي غيّر التجربة بأكملها. تبدو رسائل التذكير الخاصة بي الآن منظمة، ولا يتم دفن أي شيء مهم تحت الضجيج.

خدعة القائمة المرجعية التي تجعلني متسقًا

أحد أهم الإنجازات التي حققتها مع Google Keep هو التعامل مع بعض المهام كسلوكيات متكررة بدلاً من التذكيرات لمرة واحدة.

اعتدت على إنشاء ملاحظات منفصلة لأشياء مثل “إعداد المستندات للأسبوع”، أو “إرسال الجدول الزمني”، أو “المهمات الأسبوعية”، وكانت تتراكم في فوضى عارمة.

الآن، أحتفظ بمجموعة من قوائم المراجعة الرئيسية التي تعيد ضبط نفسها في كل مرة أقوم بإكمالها، وكانت واحدة من أكثر الأنظمة الموثوقة التي استخدمتها على الإطلاق.

سوف أتحقق من الأمور أثناء تقدمي، وفي نهاية اليوم أو الأسبوع، أنقر قم بإلغاء تحديد كافة العناصر، وتتم إعادة ضبط القائمة.

إنه الهيكل المثالي للروتين الذي لا يتغير ولكنه لا يزال بحاجة إلى الاهتمام.

النظام البسيط الذي غيّر طريقة تذكري للأشياء

بينما تقويم لا يزال يدير الأحداث الكبيرة في حياتي، يحفظ يعتني بالمهام الصغيرة التي يمكن نسيانها بسهولة.

باستخدام الملاحظات المرمزة بالألوان، والعلامات التي تعمل مثل أنظمة حفظ الملفات، والتذكيرات، وقوائم المراجعة، أعطى التطبيق أخيرًا هيكلًا لمهامي اليومية.

فبدلاً من أن تكون لوحة معلومات صاخبة وممتلئة بالملاحظات المزدحمة، أصبحت الآن نظامًا موثوقًا به بشكل مدهش يتتبع الأشياء المهمة.

مع بعض التعديلات، أصبح Keep أكثر من مجرد تطبيق لتدوين الملاحظات بالنسبة لي.